Comment faire une carte grise pour un véhicule de société ?

Pour exercer certaines activités ou faciliter les déplacements professionnels, une entreprise peut avoir besoin d’un véhicule immatriculé à son nom. Celui-ci devient alors un bien inscrit à l’actif de la société, distinct du patrimoine personnel. 

Obtenir une carte grise au nom de l’entreprise nécessite de suivre une procédure précise, impliquant le représentant légal ou un mandataire et d’adapter les formalités à la situation. Les démarches administratives varient selon les cas : achat, leasing ou transfert d’un véhicule personnel.

Ce guide présente les étapes à suivre, les documents requis, les coûts à prévoir et les obligations spécifiques aux véhicules de société.

Pour immatriculer un véhicule de société au nom d’une entreprise, plusieurs documents doivent être réunis. 

• Extrait Kbis de moins de 2 ans (qui fait office de justificatif de domicile).
• Justificatif d’identité du représentant légal : carte d’identité ou passeport en cours de validité.
• Attestation d’assurance du véhicule à immatriculer, en cours de validité.
• Mandat d’immatriculation Cerfa n°13757*03, si la demande est effectuée par un tiers habilité.
• Le formulaire Cerfa n°13750*07 de demande de certificat d’immatriculation, selon les cas.

Tous les documents doivent être lisibles, complets, datés et tamponnés si requis. 

En cas d’achat d’un véhicule neuf, il convient de fournir la facture d’achat, le certificat de conformité européen (COC) et un quitus fiscal si le véhicule est importé depuis un autre pays de l’Union Européenne.

Pour un véhicule d’occasion, sont requis :  la carte grise barrée, datée et signée par le précédent propriétaire ; le certificat de cession (Cerfa 15776*02) et une preuve de procès-verbal de contrôle technique datant de moins de six mois si le véhicule a plus de quatre ans. 

Un certificat de situation administrative (CSA) de moins de 15 jours peut également être demandé, notamment en cas de cession entre professionnels ou si un doute existe sur la situation du véhicule.

Faire immatriculer un véhicule au nom de l’entreprise permet de l’intégrer dans le patrimoine professionnel. Cette démarche offre des avantages fiscaux et comptables intéressants, notamment pour les sociétés disposant de flottes ou utilisant un ou plusieurs véhicules dans le cadre de leur activité.

Sur le plan fiscal, un véhicule inscrit à l’actif permet à l’entreprise d’amortir sa valeur sur plusieurs années. Ce mécanisme d’amortissement vient réduire le résultat imposable, ce qui diminue la base de calcul de l’impôt sur les sociétés. De plus, la TVA sur l’achat est partiellement récupérable, selon le type de véhicule.

D’un point de vue comptable, le véhicule devient un bien inscrit au bilan de la société. Cela permet une gestion centralisée des coûts liés à son utilisation, sans impliquer financièrement les salariés. 

Toutefois, ce choix implique certaines obligations : l’entreprise reste responsable en cas d’infraction commise avec le véhicule, doit souscrire une assurance professionnelle adaptée, et la revente du véhicule nécessitera des démarches plus encadrées.

En cas de modification affectant une société (changement de raison sociale, de statut juridique ou cession d’un véhicule), la carte grise doit être mise à jour dans un délai légal de 30 jours. La procédure s’effectue en ligne, sur le site de l’ANTS ou par l’intermédiaire d’un professionnel habilité.

Lorsque la société modifie sa raison sociale ou son statut juridique sans changement de SIREN, une demande de mise à jour doit être déposée avec un extrait Kbis récent, un justificatif d’identité, la carte grise originale et un formulaire Cerfa n°13750*07, dûment rempli, signé et tamponné.

En revanche, si le véhicule est transféré à une autre personne morale (nouveau SIREN), il s’agit d’un changement de propriétaire. L’entreprise cédante doit alors établir une déclaration de cession (Cerfa n°15776*02) et la société acquéreuse doit demander une nouvelle carte grise, avec les pièces habituelles.

Le non-respect du délai de 30 jours expose l’entreprise à une amende forfaitaire de 135 €.