POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE - PARCOURS BZ4X

Cette politique de confidentialité explique comment sont utilisées vos données personnelles dans le cadre du parcours BZ4X, qui vous permet de commander des véhicules Toyota en ligne et d'accéder à des services connexes comme l'assurance et le financement. Elle couvre :

1. Qui sont les entités qui traitent vos données et quel est leur rôle ?

2. Une vue d'ensemble du parcours

3. Quelles données vous concernant nous traitons, pour quelles finalités, sur quelles bases juridiques et combien de temps ces données sont-elles conservées ?

4. Vos données sont-elles transmises à des tiers en dehors de Toyota ?

5. Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Europe ?

6. Quels sont vos droits et comment les exercer

1. Qui sont les sont les entités qui traitent vos données et quel est leur rôle ?

- Toyota España, S.L. (TES), Avenida de Bruselas, 22, 28108 Alcobendas (Madrid), Espagne

- Votre revendeur choisi

- Toyota Motor Europe (TME), Avenue du Bourget/Bourgetlaan 60, 1140.

- Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE (TIS):

· HQ, 4 Rue Lou Hemmer, L-1748 Senningerberg, Luxembourg[CP1] [co2]

· Sucursal en España, Avda de Bruselas 11, 1ª Planta 28108 Alcobendas (Madrid)

- [TFS], [ADDRESSE].[CP3]

Ci-après désigné par “Nous”

Lors du traitement de vos données personnelles, et en fonction de l'activité de traitement, nous agissons en tant que responsables de traitement indépendants ou en tant que responsables conjoints de traitement avec les entités listées ci-dessus. Dans certains cas, TIS et TFS peuvent agir en tant que co-responsables exclusifs, sans l'implication des autres entités. Ces situations spécifiques sont expliquées dans la section suivante.[AR4]

2. Vue d’ensemble du parcours BZ4X

Nous traitons vos données afin que vous puissiez commander des véhicules Toyota en ligne, y compris l'assurance et le financement. Voici un aperçu des principales étapes du parcours avant que nous les examinions en détail.

📨

ETAPES SE DEROULANT EN SEQUENCES

📄

Vous demandez un devis d'assurance et/ou de financement

📝

Vous signez le contrat et payez les frais de commande.

✅

Exécution de la commande

Vous effectuez une demande d’assurance et/ou un financement

ÉTAPES SE DÉROULANT À TOUT MOMENT AVANT L'EXÉCUTION DE LA COMMANDES

👤

Vous créez votre compte / vous vous connectez à votre compte

📞

You opt-in to contacted by the retailer

💾

📢

Vous consentez au traitement de vos données pour sauvegarder votre configuration

You opt-in to receive communications

1. Quelles données vous concernant nous traitons, pour quelles finalités, sur quelles bases juridiques et combien de temps ces données sont-elles conservées ?

Entité responsable du traitement

Base juridique

Etape / Finalité et base juridique

Etape obligatoire / optionnelle

Données personnelles traitées

Durée de conservation

Données communiquées à des tiers

👤

Création du compte / Connexion

TME

Execution du contrat

Vous créez un compte client ou vous vous connectez à un compte existant pour permettre toutes les finalités suivantes .

💾

Obligatoire

Données d’identification: Nom, Prénom

Données de contact : Email (personnel ou professionnel), Numéro de téléphone.

[I(5] 2 ans à partir de la création du compte en l’absence de connexion après la commande

Non

B. Sauvegarde de configuration

Consentement

TME

Vous donnez votre consentement au traitement de vos données afin de sauvegarder la configuration de votre véhicule et de vous l'envoyer par email, vous permettant ainsi de reprendre le processus de commande ultérieurement.

📞

Optionelle

Données d’identification: Nom, Prénom, métier, Nom de votre entreprise, Numéro de TVA de l’entreprise

Données de contact: Email (personnel ou professionnel), Numéro de téléphone.

Données de configuration

1 an à compter de la dernière sauvegarde de configuration sur votre compte.

[NMSC]

C. Etre recontacté par un revendeur

Consent

TME

You give dedicated consent to send your configuration with the retailer so that they can contact you and assist you further

📢

Optionelle

Données d’identification: Nom, Prénom, métier, Nom de votre entreprise, Numéro de TVA de l’entreprise

Données de contact: Email (personnel ou professionnel), Numéro de téléphone.

Données de configuration

1 an à compter de la dernière sauvegarde de configuration sur votre compte.

[NMSC]

Retailer

D. Opt-in to receive relevant communications

Consent

TME

You consent to receive communications like reminders or follow-ups on key actions (e.g. resume configuration or adding finance/insurance products)

📄

Optionelle

Données d’identification: Nom, Prénom, métier, Nom de votre entreprise, Numéro de TVA de l’entreprise

Données de contact: Email (personnel ou professionnel), Numéro de téléphone.

1 an à partir du consentement

E. Devis de police d’assurance

Mesures précontractuelles

TIS

Vous recevez un devis de police d'assurance de TIS lors du processus d'achat de véhicule. Pour générer cette offre, TIS vérifie votre éligibilité et stocke temporairement vos données personnelles dans la session du navigateur.

📄

Obligatoire (si vous sélectionnez l’option assurance)

Identification data: Profession, date de naissance, date de délivrance du permis de conduire, Code postal, Ville

Informations assurantielles: Nombre de requetes, Bonus / Malus, Type d’utilisation du véhicule (Privée / professionnelle), Présence d’un autre conducteur (Oui/non),

Les devis d'assurance sont conservés jusqu'à la livraison de votre voiture et que vous puissiez finaliser votre demande, et ce, jusqu'à 12 mois.

TME

A. Devis de financement

Mesures précontractuelles

TFS

Il vous est présenté un produit financier par défaut et pouvez personnaliser celui-ci pendant le processus de

📝

paiement.

Obligatoire (si vous sélectionnez l’option financement)

Données financières : Pays, accessoires, options, packs, identifiant de calcul, canal, locale, [AR6] [AR7] marché, portée, type de client, champ de saisie de l'interface utilisateur, identifiant du détaillant, identifiant du vendeur, données de configuration du véhicules et prix (par exemple : de base, couleur, état, extras, prix, promotions, VIN)

Devis - Pas de conservation [AR8]

TFS via makolab

B. Signature du contrat et paiement

Execution contractuelle

Revendeur

Obligatoire

Données d’identification : Nom, Prénom, métier, Nom de votre entreprise, Numéro de TVA de l’entreprise, Identifiant national

[I(9] Jusqu'à 30 jours si la commande n'est pas complétée. 1 an si la commande est complétée.

✅

Execution des commandes

Intérêt légitime[AR10]

TME, [NMSC]

📨

Après avoir signé le contrat et payé les frais de commande, nous exécutons votre commande et débloquons les produits financiers et d'assurance pour votre demande ultérieure.

Obligatoire

Données d’identification : Nom, Prénom, métier, Nom de votre entreprise, Numéro de TVA de l’entreprise,

Données de contact : Email (personnel ou professionnel), Numéro de téléphone.

[I(11]

10 ans

[NMSC]

Revendeur

D. Souscription d’assurance

Exécution contractuelle

Intérêt légitime

TIS

Cette étape vous permet de finaliser votre demande de police d’assurance

Obligatoire (si vous sélectionnez l’option assurance)

Données de contact

Données d’identification

Données assurantielles

Données financières [AR12]

Il vous sera indiqué lors du processus de demande quelles données sont obligatoires et quelles données sont facultatives

Au cours de ce parcours en ligne, nous conserverons vos informations pendant 7 ans.

Votre assureur conservera les détails de votre demande conformément à sa politique de conservation des données qui vous sera fourni séparément.

[TIS doit spécifier à qui les données sont communiquées - si seules certaines données sont communiquées (au TME par exemple), elles doivent être spécifiées dans ce champ]

Le statut de la demande est partagé avec le TME (approuvé / non approuvé) Intérêt légitime[co13]

📨

Souscription de produit de financement

Exécution contractuelle

TFS

Cette étape vous permet de finaliser votre demande de financement.

Obligatoire (si vous sélectionnez l’option financement)

Identification data: État civil, enfants à charge, titre, prénom, nom de famille, date de naissance, nationalité, email, téléphone mobile, type de résidence, adresse de résidence, ville de résidence, pays de résidence, date de début d'entrée dans le logement, profession, revenu net avant impôts, aide sociale, autres revenus mensuels, loyer/crédit de résidence, autres dépenses, IBAN, BIC, date d'ouverture de compte,

Nous conserverons vos données pendant 7 ans au maximum.

Seul l'état de la demande est partagé avec TME depuis le système Torque,( par exemple approuvé, non approuvé.)

4. Vos données sont-elles transmises à des tiers en dehors de Toyota ?

Les types de prestataires suivants peuvent accéder à vos données :

- Les fournisseurs informatiques et de logiciels, qui aident avec les systèmes, le stockage, la sécurité, facilitant le lien avec les fournisseurs de paiement et d'autres services techniques (agissant en tant que sous-traitants de données).

- Les fournisseurs de modules de paiement, qui traiteront le paiement en tant que contrôleurs indépendants.

- Les autorités publiques, si légalement requis (agissant en tant que contrôleurs de données indépendants).

5. Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Europe ?

Nous tenons à vous informer que nous n'avons pas l'intention de transférer vos données personnelles en dehors de l'Espace Economique Européen (EEE).

6. Quels sont vos droits et comment les exercer

Vous avez des droits sur le traitement de vos données personnelles, et vous pouvez les exercer à tout moment. Cela comprend :

· Droit d’Accès : Vous pouvez demander à voir quelles données personnelles nous détenons à votre sujet et comment nous les utilisons.

· Correction : Vous pouvez nous demander de corriger toute information incorrecte ou obsolète.

· Suppression : Vous pouvez nous demander de supprimer vos données personnelles, lorsque cela est possible.

· Restriction : Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données s'il y a des questions sur leur exactitude, leur légalité ou leur nécessité. Dans ce cas, nous les garderons stockées de manière sécurisée et ne les utiliserons que si nécessaire pour des réclamations légales.

· Portabilité : Vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format facile à utiliser et à partager avec une autre organisation.

· Opposition : Vous pouvez vous opposer à l'utilisation de vos données si nous nous appuyons sur nos intérêts légitimes.

· Retrait du consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment si vous avez précédemment accepté que nous utilisions vos données pour des traitement fondés sur cette base juridique. Cependant, veuillez noter que certains consentements, spécifiquement :

o la sauvegarde de la configuration de votre véhicule ou ;

o le partage de vos données avec un revendeur,

sont liés à des actions uniques. Par exemple, une fois que nous avons envoyé votre configuration à un revendeur afin qu'il puisse vous contacter, nous ne pourrions pas arrêter ce processus, car il est déjà en cours.[AR14]

Pour ce voyage, nous avons mis en place un point de contact unique chez Toyota. Vous pouvez exercer vos droits en nous envoyant un courriel à dpo-france@toyota-europe.com.

[CP1]The data schedule mentions:

· TIS (ANDE): Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE 4 Rue Lou Hemmer, L-1748 Senningerberg, Luxembourg

Cornelia, could you please confirm the entity to input here and the address?

[co2]For France and Spain, ANDE is the insurer and therefore, the mentioning in the data schedule is correct.

==>As the NMSC will change per market, we can also add:

Spain

AIOI NISSAY DOWA INSURANCE COMPANY OF EUROPE, SE, SUCURSAL EN ESPAÑA

AVDA. DE BRUSELAS 22, 1ª PLANTA 28108 ALCOBENDAS (MADRID)

France

AIOI NISSAY DOWA INSURANCE COMPANY OF EUROPE SE, Succursale Francaise

20, Boulevard de la République – 92210 VAUCRESSON

[CP3]In the data schedule the legal entities mentioned are:

· TFS – TFS means Toyota Financial Services, including Toyota Kreditbank GmbH, Toyota Financial Services (UK) PLC and those of their SFCs which are operating in the European Economic Area

Juergen Laura could you please input the relevant entities for the privacy notice and the addresses?

[AR4]Si coresponsabilité il y a, l’article 26 du RGPD doit être appliqué (information sur la répartition des responsabilité et grandes lignes de l’accord de coresponsabilité) . Sinon à supprimer

[I(5]Data retention for CP is defined in retention period matrix:

3 scenarios for close account and delete personal information linked to it:

a) 6 months after account creation if the customer has not logged in

b) 2 years after absence of activity and no vehicle registered to customer's profile

c) 5 years of inactivity and there is still vehicle registered to customer's profile

[AR6]? calculation ID, channel, locale, market, scope, customer type

[AR7]Données à préciser pour classification

[AR8]A confirmer

[I(9]personal information and retention period is defined in retention matrix:

Contact information: title, name, surname, email, phone number, national ID, VAT number, company name

Retention time: 30 days in case the order is not completed, 1 year in case is completed

[AR10]Exécution contractuelle

[I(11]Defined in retention matrix: 10 years

[AR12]Question de savoir si les seules catégories sont conforme au lieu de toutes les données. En France oui

[co13]Allow TME and other entities to follow up on insurance/finance thanks to the transfer of status

Legitimate interest

==>Where should we integrate this purpose 3 as mentioned in the agreement? At the moment, I would add it as a second legal basis under "insurance Application" which also mentions status sharing with TME

[AR14]Ce n’est pas le problème du client, il a un droit au retrait pour le traitement de ses données, cela n’invalide par les traitements passés pour autant.

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